10x Kantoor inrichten tips

Ben je van plan om een nieuw kantoor of een bestaand kantoor opnieuw in te richten? Wij hebben de beste tips voor je op een rijtje gezet voor het inrichten van een praktisch en productief kantoor!

Waar je werkt, heeft een enorme impact op hoe je werkt, op je vermogen om te focussen en gefocust te blijven, en je algehele vermogen om productief te zijn. Dat betekent dat de inrichting van het kantoor, of je nu thuis werkt of in een grotere bedrijfsomgeving, erg belangrijk is.

Volgens onderzoeken naar de werkplek en productiviteit is de fysieke omgeving de belangrijkste factor bij het bepalen van het concentratievermogen van een werknemer. Er wordt zelfs gezegd dat een goed ontworpen kantoor de productiviteit met ongeveer 20% kan verhogen. Ondanks de onderzoeken en statistieken zijn er nog steeds kantoren en werkplekken die niet effectief zijn ingericht. Tijd om daar dus verandering in te brengen. Om je hierbij te helpen, hebben we de beste tips voor je op een rijtje gezet voor het ontwerp van een productieve kantoorinrichting.

1. Kantoorindeling

Voordat je aan de slag gaat met het inrichten van een kantoor, is het belangrijk om rekening te houden met de behoeften en uitdagingen van de medewerkers en het bedrijf. Daarnaast moet je ook rekening houden met de cultuur, persoonlijkheden, verschillende werkstijlen en het budget van het bedrijf. Deze overwegingen klinken misschien als veel werk vooraf, maar het is de meest effectieve manier om te bepalen hoe je het kantoor wilt inrichten.

Open werkplekken zijn bijvoorbeeld al jaren erg populair. Maar uit sommige onderzoeken is gebleken dat afgesloten werkplekken werknemers productiever en gelukkiger maken. Tegelijkertijd moet dat natuurlijk wel passen bij het bedrijfscultuur. Er is misschien niet genoeg geld om iedereen zijn eigen ruimte te geven of het past misschien ook niet bij je culturele flexibiliteit en vrijdenken. In dit geval kan het een goed idee zijn om te investeren in sta-bureaus of ervoor te zorgen dat de mensen zelf kunnen bepalen waar ze willen werken.

Het is ook aan te raden om de medewerker te vragen voor imput. Zij zijn immers degenen die er acht uur per dag moeten werken. En op die manier is het draagvlak ook groter voor bepaalde beslissingen die genomen zijn die betrekking hebben met de inrichting van het kantoor.

2. Akoestiek

Geluid, akoestiek op de werkplek en het ontbreken van een privéplek om te bellen of te concentreren zijn veel voorkomende problemen op kantoor. Het inrichten van een kantoor met akoestiek als kern en die streeft naar een optimaal geluidsniveau is fundamenteel belangrijk. In een recent onderzoek toont aan dat 53% van de werknemers regelmatig wordt afgeleid door anderen wanneer ze zich probeerden te concentreren. Veel werknemers vinden dat de werkomgeving te lawaaierig is en dat ze zich niet kunnen concentreren.

Dit probleem kan je aanpakken op drie gebieden, namelijk:

• Geluid absorberen bij de bron
  Het absorberen van geluid bij de bron is vooral relevant in de open en drukke kantoren.  Er zijn nu tal van producten verkrijgbaar die op muren, vanaf het plafond en zelfs op meubels kunnen worden aangebracht om geluid te absorberen. Geluid kan ook worden geabsorbeerd door het gebruik van speciale kantoormeubelen, zoals banken of pods met een hoge rugleuning, die niet alleen een grotere mate van privacy bieden, maar ook effectief geluidsniveaus dempen.Oppervlakken en de materialen die in de ruimte worden gebruikt zijn ook belangrijke akoestische overwegingen, aangezien talrijke harde oppervlakken en materialen bijdragen aan het creëren van een luidruchtigere omgeving. Om een optimaal geluidsniveau te bereiken, raden we aan om op toepasbare ondergronden extra geluidsabsorberende materialen te gebruiken.
• Het directe pad van geluid blokkeren
  Geluid blokkeren is mogelijk door de strategische plaatsing van schermen, barrières en wanden tussen de geluidsbron en werkplekken. Bureauverdelers worden vaak gebruikt om lawaai tussen bureauposities in de open ruimte te blokkeren. Andere opties zijn afgesloten pods, plafondbuffers en stoffen panelen zijn, allemaal ontworpen om geluid effectief te blokkeren.Tijd besteden aan het bepalen van de indeling van elke werkplek is ook van cruciaal belang, aangezien de positie van barrières zoals muren, scheidingswanden en scheidingswanden essentieel is als het gaat om het handhaven van een optimaal akoestisch niveau. Hoe hoger en breder ze zijn, hoe effectiever ze zullen zijn, maar ze moeten er natuurlijk ook goed uitzien.De plafondruimte kan ook worden gebruikt om het doorgeven en verplaatsen van geluid te blokkeren door de installatie van een plafondpaneel met akoestische waarde en mogelijk aantrekkelijke kenmerken die ook dienen om geluid te blokkeren.
• Afdekken van ongewenst geluid
  Het afdekken van ongewenst geluid zegt letterlijk wat het doet.  Wanneer het wordt toegepast op een werkplek, betekent het bedekken van harde oppervlakken met een materiaal dat akoestische waarde heeft. Tegenwoordig kan je een muur, pilaren of een voorheen hard oppervlak gewoon in een zachte stof wikkelen om ongewenste geluiden te verminderen – de sleutel is om het toe te passen in de juiste en bijzonder luidruchtige zones op de werkplek.

3. Licht

Licht kan van invloed zijn op alles – Van veiligheid op de werkplek tot productiviteit en geestelijke gezondheid. Meer specifiek is natuurlijk licht, essentieel voor circadiane ritmes, en kan het geluk en de inname van vitamine D stimuleren.

In de studie ‘Impact of Workplace Daylight Exposure on Sleep, Physical Activity, and Quality of Life’ vergelijken onderzoekers werknemers in kantoren met en zonder ramen. De mate waarin blootstelling aan daglicht kantoormedewerkers beïnvloedt is opmerkelijk. De kwaliteit van leven en slaap van kantoormedewerkers in dagploegendienst kan worden verbeterd door de nadruk te leggen op blootstelling aan licht en verlichtingsniveaus in zowel huidige kantoren als bij het ontwerp van toekomstige kantoren.

Als een kantoor weinig ramen heeft, en je ook niet de mogelijkheid hebt om extra ramen te creëren voor meer natuurlijke lichtinval, dan kan je bijvoorbeeld spiegels of reflecterend meubilair gebruiken. Maar zoek een manier om het natuurlijke licht dat je hebt te versterken. Een ander manier is om verlichting te nemen die natuurlijk licht zo goed mogelijk kan nabootsen.

4. Luchtkwaliteit

Schone lucht is een van de fundamenten van een gezonde werkplek. Het is van cruciaal belang voor het verbeteren van de productiviteit, het comfort en het welzijn van de mensen en kan ziekten en verzuim helpen verminderen. Hierbij zijn twee aspecten erg belangrijk, namelijk het leveren van veel frisse lucht en het beheersen van veelvoorkomende verontreinigende stoffen in de lucht, zoals fijnstof, gifstoffen en allergenen.

Binnenlucht kan vervuild of oud worden gemaakt door gassen of kleine deeltjes die uit vele bronnen worden uitgestoten. Een voorbeeld is als er rook van buiten naar binnen komt. Mensen zijn ook een bron van luchtvervuiling, en de minimumvereisten voor luchtverversing in gebouwen zijn ontworpen om bio-effluenten en hinderlijke geuren van mensen af te voeren. Voor een gezonde luchtkwaliteit, moet er nagedacht worden over verwarming, ventilatie en airconditioning, die verantwoordelijk zijn voor het vervangen en reinigen van gebruikte lucht door middel van ventilatie en filtratie.

Dit kan een werkgever doen om de luchtkwaliteit te waarborgen:

• Blokkeer geen lucht- of ventilatieroosters, zodat het HVAC-systeem niet uit balans raakt of de ventilatie van een aangrenzend kantoor wordt beïnvloed. Meubilair, dozen of andere materialen in de buurt van ventilatieroosters kunnen ook de luchtstroom beïnvloeden;
• Denk bij verplaatsingen van kantoormeubelen, scheidingswanden en apparatuur altijd aan het HVAC-systeem;
• Planten op kantoor (hieronder lees je er meer over);
• Zorg voor mogelijkheden om afval snel af te voeren;
• Zorg voor mogelijkheden om voedsel op de juiste manier te bewaren.

5. Natuur

Mensen zijn biologische wezens. We worden dus diep getroffen door onze toegang tot (of het gebrek aan) de natuurlijke wereld. Het is belangrijk voor ons psychologisch en fysiologisch functioneren, wat rechtstreeks van invloed is op ons vermogen om productief te zijn.

Probeer hier zoveel mogelijk op in te spelen. Stimuleer bijvoorbeeld korte pauzes, waarbij medewerkers buiten even kunnen wandelen. Slechts een paar minuten buiten in de frisse lucht en zonneschijn kunnen ons humeur een boost geven en het slop losmaken.

Planten mogen niet ontbreken op kantoor. Niet alleen omdat ze er decoratief leuk uitzien, maar planten kunnen ook stress, ziekte en geluidsniveau verminderen. Ze kunnen ook de creativiteit en productiviteit stimuleren en de lucht zuiveren. Kies bijvoorkeur voor onderhoudsvriendelijke planten, waar je weinig omkijken naar hebt. Denk bijvoorbeeld aan de Gatenplant, de Rubberplant of bijvoorbeeld een verticale tuin aan de muur!

6. Ergonomie

Niets is erger voor de productiviteit of voor iemands gezondheid, dan de juiste ergonomie niet de aandacht te geven die het verdient. Een slechte houding kan leiden tot vermoeide ogen, hoofdpijn, nek- en rugpijn en vermoeidheid. Een gezonde houding begint met een goed ontwerp – Dus het is van cruciaal belang dat je je houdt aan de ergonomische richtlijnen, om overbelasting en letsel te voorkomen. In hoogte verstelbare stoelen en bureau’s, toetsenbordladen en monitoren zijn een absolute musthave om de gezondheid van het personeel te beschermen.

Als het gaat om ergonomie, dan is verlichting ook erg belangrijk. We hebben het hierboven al gehad over natuurlijk licht, maar verlichting is minstens net zo belangrijk, wat niet mag ontbreken op kantoor. Ergonomische verlichting is essentieel voor het welzijn en de productiviteit op de werkplek. Het is niet alleen prettig voor de ogen, letterlijk, het is ook fijn om ernaar te kijken.

7. Flexibel kantoor

Door werknemers een diversiteit aan verschillende soorten ruimte te bieden die passen bij hun werkstijl, kan de weg worden geëffend voor hogere productiviteit, moreel en retentie. Mensen zoeken tegenwoordig zowel flexibiliteit als autonomie – en bedrijven die toptalent willen aantrekken en behouden, beginnen buiten de 9-tot-5 mentaliteit te denken. In plaats van de traditionele kantoorindeling, waarbij medewerkers de hele dag aan één bureau zitten, omarmen bedrijven meer flexibele werkplekken of zelfs activiteitsgericht werken.

Activiteits-gestuurd werken is een werkstijl waarin werknemers verschillende ruimtes hebben die verband houden met de verschillende taken die ze gedurende de dag moeten voltooien, en ze kunnen kiezen wanneer en hoe ze werken. Dit kunnen gemeenschappelijke ruimtes zijn om contact te maken met andere teams, vergaderruimtes om nieuwe ideeën te presenteren en stille ruimtes om te focussen.

Naast de vaste werkplekken, kan je denken aan onderstaande varianten waar de medewerkers ook kunnen werken:

• Stiltehokken;
• Formele vergaderruimtes;
• Informele vergaderruimtes;
• Flexwerkplekken met sfeer van een cafe;
• Restaurant-style tafels;
• Loungehoeken;
• Buitenwerkplekken.

8. Creatief ontwerp

Veel kantoren zijn ingericht met dezelfde basisuitstraling. Neutrale kleuren op de vloeren en wanden, saaie werkeilanden en een paar vergaderruimtes. Het is soms moeilijk om het ene kantoor van het andere kantoor te onderscheiden. Vooruitstrevende organisaties die een uitnodigende en inspirerende werkruimte creëren, weten echter dat het de details zijn die een groot verschil kunnen maken. Met een paar kleine aanpassingen, doordachte verbeteringen en creatief gebruik van de ruimte kunnen ontwerpers een ongeïnspireerd kantoor omtoveren tot een dynamische werkplek waar mensen elke dag met plezier naar toe komen.

Om te beginnen is een mooi en creatief kantoorontwerp een geweldige eerste indruk voor klanten en potentiële werknemers. Een mooi en leuk ingericht kantoor kan zelfs de beslissende factor zijn om voor een bedrij te werken. Daarnaast kan het ontwerp ook de creativiteit, productiviteit, samenwerking en comfort stimuleren van de medewerkers.

9. Opslagruimte

Opslag is vaak het laatste waar rekening mee wordt gehouden als het gaat om kantoorinrichting, maar het is een zeer belangrijke aspect voor een fijn kantoor. Naast het gebruik van papierloze oplossingen zoals cloudopslag, kan je investeren in verschillende soorten fysieke opslag, om de hoeveelheid ruimte in het kantoor te optimaliseren en tegelijkertijd alles op zijn plaats te houden. Het kiezen van het juiste type meubel kan hierbij natuurlijk helpen. Investeer in de juiste opslagoplossingen om fysieke documenten en persoonlijke items uit het zicht te houden, terwijl je de ruimte maximaliseert en een strakke look en feel creëert. Bovendien zullen de medewerkers zich minder gestrest voelen en efficiënter werken in een georganiseerde ruimte.

10. Ruimte om te ontspannen

De meeste moderne kantoren zijn tegenwoordig meer dan alleen een kamer vol bureaus en computers. Bedrijven realiseren zich de noodzaak om hun werknemers de tijd te geven om zich los te maken van de kantooromgeving, en een andere ruimte te hebben om hun creatieve gedachten te laten stromen. Een ruimte om te ontspannen betekent niet alleen een plek om te relaxen en te lunchen, maar kan ook worden gebruikt om de productiviteit te vergroten door de kans te krijgen om los van de computer te werken.

Het mooie van dit soort ruimtes is de vrijheid om ze te ontwerpen zoals je wilt dat ze eruitzien. Het is niet nodig om ze zo formeel te houden als bij het ontwerpen van de vaste werkplekken, en er is volop gelegenheid om ze zo leuk en creatief mogelijk te maken voor een creatieve en inspirerende omgeving.